Abweichungsmanagement ist der formelle Prozess zur Identifizierung, Dokumentation, Untersuchung und Lösung von Abweichungen von genehmigten Verfahren oder Spezifikationen. Ein gut verwaltetes Abweichungssystem ist ein Schlüsselindikator für eine ausgereifte Qualitätskultur bei behördlichen Inspektionen.

Was ist Abweichungsmanagement?

Abweichungen werden als geplant (eine vorübergehende, gerechtfertigte Abweichung von einem vorab genehmigten Verfahren) oder ungeplant (ein unerwartetes Ereignis, das während der Herstellung, Prüfung oder Lagerung auftritt) klassifiziert. Ungeplante Abweichungen erfordern eine sofortige Dokumentation, Eindämmung des betroffenen Produkts und eine Untersuchung zur Ermittlung der Grundursache. Die Untersuchung folgt einer strukturierten Methodik – typischerweise 5 Whys, Fishbone-Diagramme (Ishikawa) oder Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) – um festzustellen, was passiert ist, warum es passiert ist und welche Korrekturmaßnahmen ein erneutes Auftreten verhindern.

Regulierungsrahmen

EU GMP Kapitel 1 verlangt, dass Abweichungen dokumentiert und untersucht werden. ICH Q10 schreibt das Abweichungsmanagement als Teil des pharmazeutischen Qualitätssystems vor. 21 CFR Teil 211.100 erfordert schriftliche Verfahren für den Umgang mit Abweichungen und 211.192 erfordert die Untersuchung ungeklärter Abweichungen. ICH Q7 Abschnitt 2.3 verlangt von API-Herstellern, alle Abweichungen zu dokumentieren und zu untersuchen.

Wichtige Anforderungen

Jede Abweichung muss aufgezeichnet werden mit: einer Beschreibung des Ereignisses, dem Zeitpunkt des Auftretens, dem betroffenen Produkt und der betroffenen Charge, ergriffenen Sofortmaßnahmen (Quarantäne, Eindämmung), einer Auswirkungsbewertung auf die Produktqualität, einer Ursachenanalyse und Korrektur-/Präventionsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem CAPA-System. Abweichungen müssen zeitnah überprüft und geschlossen werden, wobei die Kennzahlen zur Trenderkennung nachverfolgt werden müssen.

Praktische Umsetzung

Die Bearbeitung von Abweichungen beginnt im Moment der Entdeckung – der Bediener dokumentiert das Ereignis im Chargenprotokoll. Die Qualität wird benachrichtigt und ein formelles Abweichungsprotokoll wird erstellt. Für wesentliche Abweichungen wird ein funktionsübergreifendes Untersuchungsteam eingesetzt. Der Untersuchungsbericht schließt mit einer Bewertung der Auswirkungen auf die Produktqualität und CAPA-Maßnahmen ab, die bis zum Abschluss verfolgt werden.

Häufige Fallstricke

Die oberflächliche Ursachenanalyse ist das häufigste Inspektionsergebnis – beispielsweise die Angabe von „menschlichem Versagen“, ohne zu untersuchen, warum der Fehler aufgetreten ist. Ein weiteres häufiges Problem ist die verspätete Schließung von Abweichungen, was auf ein unzureichend ausgestattetes Qualitätssystem hindeutet und das Vertrauen der Regulierungsbehörden untergräbt.

Fazit

Ein robustes Abweichungsmanagementsystem erfüllt mehr als nur gesetzliche Anforderungen – es liefert die Daten, die für eine kontinuierliche Verbesserung erforderlich sind. Richtig untersuchte Abweichungen offenbaren systemische Schwächen, die bei Korrektur den gesamten Herstellungsprozess stärken.