Wesentliche Dokumente sind Aufzeichnungen, die einzeln und gemeinsam eine Bewertung der Durchführung einer klinischen Studie und der Qualität der erzeugten Daten ermöglichen. Gemäß ICH E6 Abschnitt 8 dienen diese Dokumente als Grundlage des Trial Master File (TMF) und sind entscheidend für den Nachweis der GCP-Konformität.

Was sind wesentliche Dokumente?

Zu den wesentlichen Dokumenten gehören alle Aufzeichnungen, die zur Rekonstruktion des Versuchs vom Beginn bis zum Abschluss erforderlich sind und belegen, dass der Versuch in Übereinstimmung mit dem Protokoll, den GCP und den geltenden Vorschriften durchgeführt wurde. Der ICH E6 Abschnitt 8-Katalog klassifiziert wesentliche Dokumente in vier Kategorien: während der Studieneinleitung, während der Studiendurchführung, nach Abschluss der Studie sowie für die Prüferbroschüre und das Prüfprotokoll. Das TMF wird in der Regel vom Sponsor verwaltet und die Datei vor Ort des Prüfarztes vom Prüfer.

Regulierungsrahmen

ICH E6 Abschnitt 8.1 bis 8.4 spezifiziert die wesentlichen Dokumente, die für die behördliche Überprüfung aufbewahrt werden müssen. Die FDA verlangt, dass wesentliche Dokumente mindestens zwei Jahre nach der letzten Genehmigung des Marktzulassungsantrags oder der Einstellung der Entwicklung aufbewahrt werden. Die EU-Verordnung über klinische Studien (536/2014) schreibt die elektronische Übermittlung bestimmter Dokumente an das Informationssystem für klinische Studien (CTIS) vor.

Wichtige Anforderungen

Wesentliche Dokumente müssen in jeder Phase des Prozesses gesammelt und zeitnah im TMF abgelegt werden. Zu den Dokumenten, die vor Beginn der Studie gesammelt werden müssen, gehören das unterzeichnete Protokoll, die Genehmigung des IRB/Ethikausschusses, Prüfervereinbarungen, das Formular FDA 1572 und Formulare zur finanziellen Offenlegung. Während der Studie müssen Dokumente wie Einverständniserklärungen, Berichte über unerwünschte Ereignisse**, Überwachungsbesuchsprotokolle und Aufzeichnungen über Protokollabweichungen aufbewahrt werden.

Dokumentation

Das TMF muss mithilfe eines standardisierten Index organisiert sein, um eine effiziente Abfrage durch Überwacher, Prüfer und Inspektoren zu ermöglichen. Dokumente sollten regelmäßig überprüft werden, um Vollständigkeit und Richtigkeit sicherzustellen, und alle fehlenden Elemente sollten umgehend identifiziert und gesammelt werden. Bei der Archivierung wesentlicher Dokumente müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden und der Speicherort muss dokumentiert werden.

Fazit

Die ordnungsgemäße Verwaltung wesentlicher Dokumente ist von grundlegender Bedeutung für die Einhaltung der GCP und die behördliche Akzeptanz klinischer Studiendaten. Ein vollständiges und gut organisiertes TMF erleichtert effiziente Audits und Inspektionen. Sponsoren und Prüfärzte müssen der Dokumentenverwaltung als integralem Bestandteil der Studiendurchführung Priorität einräumen.