Dokumentasi adalah prinsip ketujuh HACCP dan penting untuk menunjukkan bahwa sistem HACCP diterapkan dan dipelihara secara efektif. Dokumentasi yang tepat memberikan bukti kepatuhan terhadap persyaratan peraturan, mendukung aktivitas verifikasi dan audit, dan memungkinkan ketertelusuran jika terjadi penarikan produk. Sistem dokumentasi harus komprehensif, terorganisir, dan mudah diakses. Daftar dokumen master harus dipelihara untuk mengontrol semua dokumen terkait HACCP dan versi terkininya.
Dokumen inti rencana HACCP mencakup deskripsi produk, tujuan penggunaan dan konsumen sasaran, diagram alur proses yang diverifikasi di lokasi, dan formulir rencana HACCP yang disusun berdasarkan langkah proses. Formulir rencana HACCP biasanya berisi kolom untuk: langkah proses, bahaya yang teridentifikasi, tindakan pengendalian, penentuan CCP, batas kritis, prosedur pemantauan, tindakan perbaikan, kegiatan verifikasi, dan pencatatan. Dokumen pendukung mencakup spesifikasi bahan dan kemasan, sertifikasi pemasok, diagram alur proses, dan rencana tata letak fasilitas yang menunjukkan aliran produk dan personel.
Log pemantauan CCP adalah catatan yang paling sering dibuat dalam sistem HACCP. Ini termasuk catatan suhu memasak, catatan pemeriksaan detektor logam, grafik suhu pendinginan, catatan pengukuran pH, dan catatan klorinasi. Setiap catatan pemantauan harus menyertakan nilai pengukuran sebenarnya, bukan sekadar tanda centang, dan harus ditinjau oleh individu yang ditunjuk dalam satu hari kerja. Laporan penyimpangan mendokumentasikan kejadian dimana batas kritis tidak terpenuhi, termasuk waktu dan durasi penyimpangan, produk yang terlibat, tindakan perbaikan yang diambil, dan disposisi produk. Log tindakan korektif memberikan catatan berjalan tentang semua penyimpangan dan cara penyelesaiannya.
Catatan verifikasi mencakup sertifikat kalibrasi untuk peralatan pemantauan, hasil pengujian produk jadi, laporan audit, dan dokumentasi penilaian ulang rencana HACCP. Catatan pelatihan harus menunjukkan bahwa semua personel yang terlibat dalam penerapan HACCP telah menerima pelatihan yang sesuai dengan tanggung jawab mereka. Prosedur pengendalian dokumen memastikan bahwa hanya versi terbaru dari rencana HACCP dan dokumen pendukung yang digunakan, versi usang diarsipkan, dan perubahan disetujui oleh tim HACCP. Catatan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu, biasanya paling sedikit umur simpan produk ditambah satu tahun. Dokumentasi mendukung semua elemen sistem HACCP, termasuk catatan pemantauan dan verifikasi dan dokumentasi analisis bahaya awal.
