Die Dokumentation ist der siebte Grundsatz von HACCP und unerlässlich für den Nachweis, dass das HACCP-System effektiv umgesetzt und aufrechterhalten wird. Eine ordnungsgemäße Dokumentation liefert den Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, unterstützt Verifizierungs- und Auditaktivitäten und ermöglicht die Rückverfolgbarkeit im Falle eines Produktrückrufs. Das Dokumentationssystem muss umfassend, organisiert und leicht zugänglich sein. Zur Kontrolle aller HACCP-bezogenen Dokumente und ihrer aktuellen Versionen sollte eine Master-Dokumentenliste geführt werden.
Das Kerndokument des HACCP-Plans umfasst eine Produktbeschreibung, den Verwendungszweck und den Zielverbraucher, ein vor Ort überprüftes Prozessflussdiagramm und ein nach Prozessschritten geordnetes HACCP-Planformular. Das HACCP-Planformular enthält normalerweise Spalten für: Prozessschritt, identifizierte Gefahren, Kontrollmaßnahmen, CCP-Bestimmung, kritische Grenzwerte, Überwachungsverfahren, Korrekturmaßnahmen, Verifizierungsaktivitäten und Aufzeichnungen. Zu den unterstützenden Dokumenten gehören Zutaten- und Verpackungsspezifikationen, Lieferantenzertifizierungen, Prozessflussdiagramme und Anlagenlayoutpläne, die den Produkt- und Personalfluss zeigen.
CCP-Überwachungsprotokolle sind die am häufigsten generierten Aufzeichnungen im HACCP-System. Dazu gehören Kochtemperaturprotokolle, Protokolle zur Metalldetektorprüfung, Kühltemperaturdiagramme, pH-Messprotokolle und Chlorierungsprotokolle. Jedes Überwachungsprotokoll muss den tatsächlichen Messwert und nicht nur ein Häkchen enthalten und muss innerhalb eines Arbeitstages von einer bestimmten Person überprüft werden. Abweichungsberichte dokumentieren Fälle, in denen kritische Grenzwerte nicht eingehalten werden, einschließlich des Zeitpunkts und der Dauer der Abweichung, des betroffenen Produkts, der ergriffenen Korrekturmaßnahmen und der Produktdisposition. Korrekturmaßnahmenprotokolle bieten eine laufende Aufzeichnung aller Abweichungen und deren Lösung.
Zu den Verifizierungsaufzeichnungen gehören Kalibrierungszertifikate für Überwachungsgeräte, Testergebnisse von Fertigprodukten, Auditberichte und die Dokumentation zur Neubewertung des HACCP-Plans. Schulungsunterlagen müssen belegen, dass alle an der HACCP-Umsetzung beteiligten Mitarbeiter eine entsprechende Schulung für ihre Aufgaben erhalten haben. Dokumentenkontrollverfahren stellen sicher, dass nur aktuelle Versionen des HACCP-Plans und der Begleitdokumente verwendet werden, veraltete Versionen archiviert werden und Änderungen vom HACCP-Team genehmigt werden. Aufzeichnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, in der Regel mindestens die Haltbarkeitsdauer des Produkts plus ein Jahr. Die Dokumentation unterstützt alle Elemente des HACCP-Systems, einschließlich der Überwachungs- und Verifizierungsaufzeichnungen Aufzeichnungen und der anfänglichen Gefahrenanalyse Dokumentation.
