La documentación es el séptimo principio de HACCP y es esencial para demostrar que el sistema HACCP se implementa y mantiene de manera efectiva. La documentación adecuada proporciona evidencia del cumplimiento de los requisitos reglamentarios, respalda las actividades de verificación y auditoría y permite la trazabilidad en caso de retirada de un producto. El sistema de documentación debe ser completo, organizado y fácilmente accesible. Se debe mantener una lista maestra de documentos para controlar todos los documentos relacionados con HACCP y sus versiones actuales.
El documento principal del plan HACCP incluye una descripción del producto, el uso previsto y el consumidor objetivo, un diagrama de flujo del proceso verificado en el sitio y un formulario del plan HACCP organizado por paso del proceso. El formulario del plan HACCP generalmente contiene columnas para: paso del proceso, peligros identificados, medidas de control, determinación de PCC, límites críticos, procedimientos de monitoreo, acciones correctivas, actividades de verificación y mantenimiento de registros. Los documentos de respaldo incluyen especificaciones de ingredientes y empaques, certificaciones de proveedores, diagramas de flujo de procesos y planos de diseño de instalaciones que muestran el flujo de productos y personal.
Los registros de monitoreo de PCC son los registros generados con más frecuencia en el sistema HACCP. Estos incluyen registros de temperatura de cocción, registros de verificación de detectores de metales, gráficos de temperatura de enfriamiento, registros de medición de pH y registros de cloración. Cada registro de monitoreo debe incluir el valor de medición real, no simplemente una marca de verificación, y debe ser revisado por una persona designada dentro de un día hábil. Los informes de desviaciones documentan los casos en los que no se cumplen los límites críticos, incluido el tiempo y la duración de la desviación, el producto involucrado, las medidas correctivas tomadas y la disposición del producto. Los registros de acciones correctivas proporcionan un registro actualizado de todas las desviaciones y cómo se resolvieron.
Los registros de verificación incluyen certificados de calibración para equipos de monitoreo, resultados de pruebas de productos terminados, informes de auditoría y documentación de reevaluación del plan HACCP. Los registros de capacitación deben demostrar que todo el personal involucrado en la implementación de HACCP ha recibido la capacitación adecuada en sus responsabilidades. Los procedimientos de control de documentos garantizan que solo se utilicen las versiones actuales del plan HACCP y los documentos de respaldo, que se archiven las versiones obsoletas y que el equipo de HACCP apruebe los cambios. Los registros deben conservarse durante un período específico, normalmente al menos la vida útil del producto más un año. La documentación respalda todos los elementos del sistema HACCP, incluidos los registros de monitoreo y verificación y la documentación inicial del análisis de peligros.
