A documentação é o sétimo princípio do HACCP e é essencial para demonstrar que o sistema HACCP é implementado e mantido de forma eficaz. A documentação adequada fornece evidências de conformidade com os requisitos regulamentares, apoia atividades de verificação e auditoria e permite a rastreabilidade no caso de recall de um produto. O sistema de documentação deve ser abrangente, organizado e facilmente acessível. Uma lista mestre de documentos deve ser mantida para controlar todos os documentos relacionados ao HACCP e suas versões atuais.
O documento principal do plano HACCP inclui uma descrição do produto, uso pretendido e consumidor-alvo, diagrama de fluxo do processo verificado no local e um formulário do plano HACCP organizado por etapa do processo. O formulário do plano HACCP normalmente contém colunas para: etapa do processo, perigos identificados, medidas de controle, determinação de PCC, limites críticos, procedimentos de monitoramento, ações corretivas, atividades de verificação e manutenção de registros. Os documentos de apoio incluem especificações de ingredientes e embalagens, certificações de fornecedores, diagramas de fluxo de processos e planos de layout de instalações mostrando o fluxo de produtos e pessoal.
Os registros de monitoramento do CCP são os registros gerados com mais frequência no sistema HACCP. Isso inclui registros de temperatura de cozimento, registros de verificação de detector de metais, gráficos de temperatura de resfriamento, registros de medição de pH e registros de cloração. Cada registro de monitoramento deve incluir o valor real da medição, e não apenas uma marca de verificação, e deve ser revisado por uma pessoa designada dentro de um dia útil. Os relatórios de desvio documentam casos em que os limites críticos não são atendidos, incluindo o tempo e a duração do desvio, o produto envolvido, as ações corretivas tomadas e a disposição do produto. Os logs de ações corretivas fornecem um registro contínuo de todos os desvios e como eles foram resolvidos.
Os registros de verificação incluem certificados de calibração para equipamentos de monitoramento, resultados de testes de produtos acabados, relatórios de auditoria e documentação de reavaliação do plano HACCP. Os registos de formação devem demonstrar que todo o pessoal envolvido na implementação do HACCP recebeu formação adequada nas suas responsabilidades. Os procedimentos de controle de documentos garantem que apenas as versões atuais do plano HACCP e dos documentos de suporte sejam usadas, que as versões obsoletas sejam arquivadas e que as alterações sejam aprovadas pela equipe HACCP. Os registros devem ser mantidos por um período específico, normalmente pelo menos a vida útil do produto mais um ano. A documentação dá suporte a todos os elementos do sistema HACCP, incluindo registros de monitoramento e verificação e a documentação inicial de [análise de perigos](/pt-br/guides/hazard- analyze.html).
