La documentation est le septième principe du HACCP et est essentielle pour démontrer que le système HACCP est mis en œuvre et maintenu efficacement. Une documentation appropriée fournit la preuve de la conformité aux exigences réglementaires, soutient les activités de vérification et d’audit et permet la traçabilité en cas de rappel de produit. Le système de documentation doit être complet, organisé et facilement accessible. Une liste principale de documents doit être tenue à jour pour contrôler tous les documents liés au HACCP et leurs versions actuelles.
Le document de base du plan HACCP comprend une description du produit, l’utilisation prévue et le consommateur cible, un diagramme de flux de processus vérifié sur place et un formulaire de plan HACCP organisé par étape du processus. Le formulaire du plan HACCP contient généralement des colonnes pour : l’étape du processus, les dangers identifiés, les mesures de contrôle, la détermination du CCP, les limites critiques, les procédures de surveillance, les actions correctives, les activités de vérification et la tenue des registres. Les documents justificatifs comprennent les spécifications des ingrédients et de l’emballage, les certifications des fournisseurs, les diagrammes de flux de processus et les plans d’aménagement des installations montrant le flux des produits et du personnel.
Les journaux de surveillance CCP sont les enregistrements les plus fréquemment générés dans le système HACCP. Il s’agit notamment des journaux de température de cuisson, des enregistrements de vérification des détecteurs de métaux, des graphiques de température de refroidissement, des journaux de mesure du pH et des enregistrements de chloration. Chaque enregistrement de surveillance doit inclure la valeur de mesure réelle, et pas seulement une coche, et doit être examiné par une personne désignée dans un délai d’un jour ouvrable. Les rapports d’écart documentent les cas où les limites critiques ne sont pas respectées, y compris l’heure et la durée de l’écart, le produit impliqué, les mesures correctives prises et la disposition du produit. Les journaux d’actions correctives fournissent un enregistrement continu de tous les écarts et de la manière dont ils ont été résolus.
Les dossiers de vérification comprennent des certificats d’étalonnage pour les équipements de surveillance, les résultats des tests de produits finis, les rapports d’audit et la documentation de réévaluation du plan HACCP. Les dossiers de formation doivent démontrer que tout le personnel impliqué dans la mise en œuvre du HACCP a reçu une formation appropriée à ses responsabilités. Les procédures de contrôle des documents garantissent que seules les versions actuelles du plan HACCP et des documents justificatifs sont utilisées, que les versions obsolètes sont archivées et que les modifications sont approuvées par l’équipe HACCP. Les enregistrements doivent être conservés pendant une période spécifiée, généralement au moins pendant la durée de conservation du produit plus un an. La documentation prend en charge tous les éléments du système HACCP, y compris les enregistrements de surveillance et de vérification et la documentation initiale d’analyse des risques.
